Joacim Petersson

Under många år har jag styrt min egen tid. Det är en ynnest märker jag nu. Just nu är jag schemalagd och har deltagare i utbildning mellan 0800 till 1600. Utöver det ska jag göra lite annat. Det är just det som är problemet. Efter år av makt över min egen kalender märker jag nu hur handlingsutrymmet minskar radikalt.

Jag trodde i min enfald att jag skulle kunna fortsätta med det jag gjorde tidigare. Om än i mindre omfattning, men det fungerar inte alls.

Jag börjar minnas de personer jag coachat förut. De som sköter produktion och samtidigt är med i något utvecklingsprojekt. Värre är det för dem som är involverade i produktion och ska vara med i andra uppdrag parallellt med detta.

Dessa förslag vill jag ge efter min egen erfarenhet:

1.       Se till så du får tid till administration om du håller på med sådant.

2.       Räkna inte med att du får det du behöver göra gjort när du tror det. Jag menar, om du lägger undan en dag för annat, så är det säkert så att du egentligen behövt två eller tre dagar, eftersom du hela tiden blir avbruten och inte kan nå dina mål.

3.       Planering blir ännu mer viktig om du har blandning mellan olika sätt att arbeta. Projekt parallellt med vanligt schemalagt arbete är en utmaning för planeringsförmågan.

4.       Fundera ordentligt på hur du ska lägga upp arbetet för att det ska bli god kvalitet på det hela. Snåla inte med resurser utan se till så du har lite mer än du behöver, buffert.

Lycka till med din blandade arbetsvardag. Och lär dig säga NEJ.

När jag är ute och föreläser eller håller utbildning i personlig effektivitet får jag en del frågor. En har jag redan besvarat. Det är frågan om jag lever som jag lär. Här följer några andra vanliga frågor.

• Om min partner inte kan planera så som jag önskar vad ska jag göra då?
• Det funkar inte att planera så som du säger, det håller inte, jag har provat.
• Det skulle bli ett trist liv att ha allt planerat till punkt och pricka, var finns spontaniteten då?

Ofta får jag frågan om hur man gör då ens partner eller arbetskompis inte kan planera eller vill planera så som man önskar eller gör. Just då, under en föreläsning, är det inte lätt att svara på den frågan men nu när jag får möjlighet att fundera kan jag kanske leverera ett fruktbart svar.

Beror det på att partnern inte kan planera, alltså inte vet hur man gör för att planera?
Kan han eller hon inte planera på grund av att det är något som ständigt kan inträffa och han eller hon måste ta hänsyn till det, är det så att vederbörande inte vill planera saker med dig?

Vi kan ju utgå från att din partner vill vara med dig och det alternativet går med andra ord bort. Annars har ni ett större problem. Kvar finns oförmåga att planera eller ständig beredskap för oförutsedda händelser.

En del personer kan inte planera. Det är bara så. De springer runt och reagerar på saker kring dem. De är sådana som marknadsförarna älskar. De söker kanske njutning överallt och hoppar runt som ett bi i en park full med blommor. De vill/kan inte planera för det gör att de kan missa något roligt som de kanske kan stöta på under dagen.

Tyvärr händer det inte så mycket för de här människorna. De springer runt i små cirklar och det blir inte några större genomgripande förändringar i deras liv. De reagerar på att de måste göra akuta saker och tycker att det är ett hårt liv med mycket måsten.  Dessa människor åker inte iväg på en längre resa som går utanför de vanliga turiststråken. De är som får, styrs av impulser och är nöjda med det. 

Det blir problem när en människa som är impulsiv och oplanerad träffar och lever ihop med en person som vill lite mer av livet. "Vad ska vi göra i sommar på semestern?" kan vara en befogad fråga från den planerande parten i relationen. "Behöver vi bestämma det nu, vi kan väll se vad som händer i sommar..." är det svar som kommer från den impulsiva individen hon eller han lever med. "Du vet att jag inte gillar att planera, det är så tråkigt att veta vad som ska hända långt fram i sommar - vi kan vänta lite till i vår och ta det då?" Tyvärr är alla stugor eller resor redan fulltecknade eller sålda i vår.
 

Kan din partner inte planera får du planera för att han eller hon inte kan eller så får du lära henne eller honom att just planera. Ofta är det så att individen mår ganska dåligt av att inte ha någon framförhållning i sitt liv och ofta är det skälet till gräl och osämja mellan dig och denne eller mellan din partner och andra människor.

Skälet till att det är på detta sätt är ofta ren vana. Har man inte lärt sig att planera sina dagar och sin vecka, kanske sitt kvartal eller satt ut några mål i livet, ja då blir det svårt att rätta sig efter någon annan som planerar. Din partner kan reagera som om han eller hon tror att du försöker bestämma allt hemma och i ert liv. Du behöver ta med din partner i planeringen. Grundligt förklara varför ni behöver boka fjällstugan i augusti. Varför ni behöver lägga undan pengar inför sommaren. Och öppna upp för vanan att ha framförhållning i livet. Det är inte lätt.

Lyd mitt råd. Gänga dig inte med personer som inte kan leda sina egna liv. Är det så att det har hänt, ja då får du försöka lära din partner att leda sig själv annars kommer det inte fungera i längden.

Min partner kan inte planera för han eller hon måste vara redo på oförutsägbara händelser. Detta är också ganska vanligt. Egenföretagare, bönder och brandmän med jour tillhör dessa kategorier. Jag tycker man ska ställa sig frågan om man vill leva på detta sätt. Kanske man kan leva så under vissa tider, men inte för länge. Jag skulle själv tycka att jag skulle bli allt för bunden. Försök att delegera till någon annan så det går att planera tevliga saker med din partner!

"Jag har planerat men det funkar inte. Mina planer spricker och jag blir bara frustrerad." Är uttryck för något som är mycket roligare för mig att sätta tänderna i. I fallet tidigare ser jag ganska mörkt på resultatet alltså att två ganska olika människor skall hitta synergi när det egentligen inte finns.  I det här fallet - "jag har försökt flera gånger men planen faller ideligen" - finns det utvecklingspotential. Den som har fått uppleva att planen inte fungerar om igen och om igen tappar sugen att planera. Slutar att göra det och mår ganska dåligt. Insikten av att det skulle bli bättre om jag kunde planera finns där, förmågan brister.

För något år sedan stötte jag på en kvinna som var runt 50 år. Hon gillade inte att planera. Hon hade inte någon kalender utan höll mycket i huvudet. Hon var också sjukskriven för fibromyalgi och andra lite svårdefinierade sjukdomstillstånd. Hon hade år ut och år in reagerat på saker och gått runt med ständig beredskap.  
Jag frågade henne om vad hon skulle göra under sommaren, vilka kulturevenemang hon skulle gå på, vart hon skulle resa, om hon skulle resa och vad som skulle hända i övrigt. Hennes svar blev fåordigt för att hon hade inget planerat. Hon ville ta dagen som den kom och inte binda upp sig. När hon planerade blev allt så trist.

Jag frågade då om det hände att hon efter ett evenemang läst om det i tidningen och undrat varför hon missat just detta evenemang. "Det händer ideligen" svarade hon mig. Jag gav henne då en kalender. Sa till henne att skriva in alla de roliga saker hon inte får missa under våren och sommaren och sedan leva med den kalendern.  Det lät som en bra idé enligt henne och hon skulle göra så.

Nästa gång jag såg henne var på hösten och jag frågade hur det fungerat med kalendern. Resultatet var remarkabelt. Hon var så glad för hon hade gjort allt hon velat under sommaren och hon hade faktiskt haft råd att göra det också. Hennes plan hade fungerat för hon hade inte fyllt hela dagarna med saker som skulle göras. Hennes kalender var just det jag föreslog - en glädjekalender. En kalender där alla kul saker står, så hon inte missar dem.

Att leva spontant dag för dag och inte se framåt för att det är svårt, för att tiden inte räcker i alla fall och för att pengarna ändå är slut är ett hemskt liv. Med planering i rimlig omfattning får du kontroll över framtiden och blir en gladare och aktivare människa.

När jag är ute och jobbar stöter jag på många olika människor. Ganska snart kan jag lägga in dessa i olika kategorier. Jo, jag vet att det inte är snällt att kategorisera och jag är oftast öppen för att flytta runt personerna från ruta till ruta. Att analysera är ofta att ruta in och arbeta med koncept.

En tydlig skillnad mellan människor är, vad Stephen R Covey definierar som, proaktiv eller reaktiv. Jag ska nu försöka beskriva vad dessa kategorier är:

Reaktiv är du när framförhållningen i livet krymper. Du reagerar på händelser och personer. Ofta känner du att tiden inte räcker och att det finns en massa måsten och saker du ska leva upp till. Runt dig finns uppgifter som pockar på uppmärksamhet. Du tycker att du får för mycket information, är offer för ett allt snabbare samhälle och utvecklingen anser du vara på tok för långt gånget. Du känner det som om någon annan styrde tåget och du bara sitter i vagnen och hänger med.

Proaktiv är du när du ser dina uppgifter i tid. När du väljer vad du ska göra nästa vecka. När du sitter i förarsätet i ditt liv. Ord som "måste" är utbytt till något mer positivt och som visar att du har alternativ. Du kanske rent av säger - jag "väljer" att göra det här nu.

Hur blir man mer proaktiv och styr sitt liv?

Svaret har du inte långt borta. Du ska ta hjälp av det förnämsta instrumentet till att vara proaktiv - din kalender. Det är denna kompis som hjälper dig att planera och prioritera bland alla de uppgifter som du vill och väljer att göra. Med god planering och prioritering ökar kontrollen över den tid du har att disponera.

Om du sitter ner någon gång i veckan och konsulterar din kalender och då prioriterar, försöker se på alternativ, söker information om nya riktningar i framtiden och viktigast av allt - själv initierar dessa händelser, så finner du tillslut att du äntligen sitter i förarsätet över ditt eget liv.

Hur ser du på tid? Tänker du på tid från höger till vänster eller vänster till höger? Ser du igår och förra veckan en bit till vänster eller höger och idag rakt framför dig? Är det som hände igår helt bakom dig? Bakom din rygg? Är det som ska hända, framtiden, framför dig ? Framför din näsa?

Ibland ser jag tiden som en linje från vänster till höger. Det gör jag när jag planerar ett projekt. Tidslinjen är nyttig att använda. Ibland när jag tänker på vad jag gjort har jag tiden bakom mig. Det gör att det är svårt att veta om det var igår eller dagen före den dagen som jag gjorde ditt eller datt . Att arbeta med en kalender hjälper till att få saker på en linje från höger till vänster. Den hjälper till att planera effektivt. Utan kalender skulle min framtid och det jag ska göra ligga som sommarens bocciabollar fritt utkastade på gräsmattan. Vad ska jag göra först?

Försök att planera så mycket du kan på en linje från höger till vänster. Har du flera projekt lägg dem bredvid varandra och se om du kan få synergieffekter av att göra inköp eller aktiviteter samtidigt. Detta spar tid och leder till färre misstag, bättre kvalitet samt lägre stressnivå hos dig själv.

Hittar ni alla era dokument när någon ringer och ber er svara på något eller får ni leta en stund? Håller dina tidsplaner eller blir det att jobba över lite då och då? Vill du planera din marknadsföring, skapa en budget för annonser och aktiviteter? Funderar du på att utveckla din verksamhet, kanske anställa någon vars kompetens hjälper till att ta klivet framåt?

Du är välkommen att kontakta mig för att prata vidare om personlig effektivitet och stress på jobbet, marknadsplanering och rekrytering.

/ Joacim Petersson

Epost: [email protected]
Mobil: 0730-94 78 91
Hemsida: www.joacimpetersson.se